Утверждено

приказом председателя

Левобережного районного суда

г. Воронежа

от «29» января 2015г. № 8-од

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

об общем отделе

Левобережного районного суда г. Воронежа

 

1.Общие положения

 

1.1. Положение об  Общем отделе (далее - Положение) Левобережного районного суда г. Воронежа (далее суда) разработано в соответствии с Положением об аппарате федерального суда общей юрисдикции, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21.12.2012 № 238.

1.2. Настоящее Положение утверждено в целях повышения эффективности работы по организационному обеспечению деятельности  суда и определяет общие принципы организации и направления деятельности  Общего отдела.

1.3. Общий отдел (далее отдел) является структурным подразделением суда и осуществляет свою работу под руководством  председателя суда.

1.4. Отдел предназначен для обеспечения организации, сопровождения и ведения документооборота и делопроизводства в суде в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации и требованиями Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. № 36, а также для осуществления мероприятий по кадровому, информационному обеспечению деятельности районного суда.

1.5. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, связанными с деятельностью судов общей юрисдикции и иными нормативными актами, регламентирующими деятельность органов  судебной системы, приказами и распоряжениями Председателя Верховного Суда Российской Федерации, Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, настоящим Положением, а также приказами, распоряжениями начальника Управления судебного департамента в Воронежской области, председателя суда.

1.6. Деятельность отдела строится в соответствии с принципами законности, гуманизма, уважения прав человека, гласности, взаимодействия с общественными объединениями, трудовыми коллективами и гражданами.

 

 2.Структура  отдела

 

2.1. Состав и штатную численность отдела утверждает председатель суда.

2.2. В состав отдела входят: начальник отдела – 1 единица, заместитель начальника отдела – 1 единица, консультант – 1 единица, секретарь судебного заседания – 21 единица, главный специалист – 1 единица, ведущий специалист – 1 единица, секретарь суда – 7 единиц, специалист 1 разряда – 2 единицы, специалист 2 разряда – 4 единицы, итого – 41 единица..

2.3. Контроль за деятельностью отдела и работников отдела, а также руководство деятельностью начальника отдела осуществляет непосредственно председатель суда или его заместитель.

2.4. Руководство отделом осуществляет начальник отдела, а в период временного отсутствия начальника отдела его полномочия осуществляет заместитель начальника отдела. В случае временного отсутствия заместителя начальника отдела, обязанности начальника отдела приказом председателя суда возлагаются на одного из работников отдела.

2.5. Распределение функциональных обязанностей между работниками общего отдела осуществляется начальником отдела или его заместителем в соответствии с возложенными на отдел задачами и функциями. В случае временного отсутствия начальника отдела и его заместителя указанные обязанности приказом председателя суда возлагаются на одного из работников общего отдела.

2.6. Все работники отдела назначаются и освобождаются от должности приказом председателя суда, с учетом требований Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации".

2.7. Должностные обязанности, права, квалификационные требования и ответственность работников общего отдела определяются соответствующими должностными регламентами, утверждаемыми председателем суда.

 

3. Основные задачи отдела

 

3.1. Организация, ведение и сопровождение общего документооборота и судебного делопроизводства федерального суда общей юрисдикции;

3.2. Организационное и техническое обеспечение судопроизводства по гражданским, уголовным делам, делам об административных правонарушениях и иным материалам (далее - судебные дела), в том числе по осуществлению организационно-подготовительных действий в связи с назначением дел к слушанию и непосредственному проведению судебных заседаний, принятие и выдача документов, удостоверение копий документов, вручение документов, уведомлений и вызовов, контроль уплаты пошлин и сборов, обеспечение ведения протоколов судебного заседания, ведение учета движения дел и сроков их прохождения в суде, обеспечение обращения к исполнению судебных решений и т.д.;

3.3. Организационное и техническое обеспечение деятельности суда;

3.4. Организация и ведение архивного делопроизводства, а также осуществление хранения дел и иных материалов;

3.5. Организация и ведение информационно-справочной работы по законодательству Российской Федерации, контролю изменений законодательства Российской Федерации, обобщению данных судебной практики;

3.6. Организация и ведение работы по информационному обеспечению деятельности суда, в том числе по обеспечению внедрения и применения в деятельности суда передовых информационных и телекоммуникационных технологий и систем, внесению надлежащей информации и сведений в базы данных Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Правосудие" (далее - ГАС "Правосудие");

3.7. Организация и сопровождение кадровой деятельности в суде;

3.8. Ведение первичного статистического учета и формирование утвержденной отчетности, подготовка аналитических справок и материалов по запросам вышестоящих судов, Судебного департамента и его территориальных органов на основе данных информационных систем суда, которые не могут быть получены из иных источников или централизованных информационных ресурсов судебной системы;

3.9. Организация и (или) выполнение комплекса мероприятий по охране зданий, сооружений, помещений и имущества федерального суда общей юрисдикции;

3.10. Осуществление приема граждан и документов;

3.11. Организация взаимодействия с общественностью и средствами массовой информации;

3.12. Организация, ведение и сопровождение общего документооборота и судебного делопроизводства  суда.

 

4. Функции  отдела

 

4.1. Основными функциями отдела являются:

организация работы (прием, учет, хранение, обеспечение сохранности, контроль движения и иное) с поступившими в отдел уголовными, гражданскими делами и иными материалами, заявлениями, жалобами, представлениями и другими документами;

осуществление мероприятий по подготовке уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях и иных материалов к рассмотрению, в том числе направление участвующим в деле лицам копий заявлений, жалоб, представлений и приложенных к ним документов, составление и размещение списков назначенных к рассмотрению судебных дел; извещение участников процесса о времени и месте судебного заседания, рассмотрения заявления, жалобы, представления, а также организация и контроль их направления соответствующим лицам;

проверка и доклад о явке участвующих в уголовном, гражданском деле и иных материалах лиц;

ознакомление участников судопроизводства в установленном порядке с протоколом судебного заседания, материалами уголовного, гражданского дела, дела об административных правонарушениях иных материалов, в том числе контроль за выдаваемыми для ознакомления делами (материалами) и иными документами;

оформление копий судебных документов и их выдача в случаях и порядке, которые установлены процессуальным законодательством Российской Федерации и положениями Инструкции по судебному делопроизводству;

оформление рассмотренных уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях и иных материалов, организация их направления в суд соответствующей инстанции;

подготовка, оформление и передача в архив законченных производством уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях и иных материалов, а также учетных журналов, картотек и иных документов;

обеспечение обращения к исполнению судебных решений, в том числе подготовка, регистрация и учет исполнительных листов, выписок, судебных приказов, копий судебных документов, их передача или направление по назначению;

прием, учет, обеспечение сохранности, организация хранения вещественных доказательств по уголовным делам, исполнение судебных постановлений в части разрешения вопросов о вещественных доказательствах;

организация кодификационно - справочной работы в суде, в том числе по подбору, хранению, систематизации и учету нормативных правовых актов, судебной практики;

информирование судей и работников аппарата суда об изменениях в законодательстве Российской Федерации и судебной практике вышестоящих федеральных судов общей юрисдикции, оказание практической помощи в поиске и подборе необходимых нормативных правовых актов, справочной, научной и учебной литературы;

организация и контроль выдачи судьям и работникам аппарата суда необходимых нормативных правовых актов, справочной, научной и учебной литературы;

ведение контрольных экземпляров нормативных правовых актов, внесение соответствующих отметок в соответствии с изменениями законодательства Российской Федерации;

сопровождение и оформление кадровой деятельности в отношении работников аппарата суда, в частности, подготовка проектов приказов, распоряжений, положений и других локальных актов, оформление служебных контрактов с государственными служащими и трудовых договоров с обслуживающим персоналом суда;

организация работы по реализации прав и социальных гарантий  работников аппарата суда в соответствии с законодательством Российской Федерации, учет и регистрация больничных листов, подсчет трудового стажа;

ведение трудовых книжек и формирование личных дел  работников аппарата суда, ознакомление работников аппарата суда с материалами личных дел, оформление и выдача служебных удостоверений  работникам аппарата суда;

подготовка материалов к награждению работников  суда государственными и ведомственными наградами;

ведение табеля учета рабочего времени, индивидуального (персонифицированного) учета работников аппарата суда,  составление графиков очередных отпусков, учет  предоставления отпусков и т.д.;

осуществление работы по проверке полноты и достоверности сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемых работниками аппарата суда, замещающими отдельные категории должностей, и гражданами, претендующими на замещение этих должностей, а также по соблюдению работниками аппарата суда требований к служебному поведению;

ведение работы по формированию кадрового резерва;

подготовка документов, необходимых при оформлении служебных командировок,   составление   статистической   отчетности,   обеспечение  ведения номенклатуры дел, оформление иных документов и выдача справок по кадровым вопросам и т.д.;

контроль за состоянием трудовой дисциплины и соблюдением правил служебного распорядка;

ведение компьютерной базы данных кадрового состава, реестра федеральных государственных гражданских служащих суда, личных  карточек;

консультирование федеральных государственных гражданских служащих по вопросам, связанным с поступлением на государственную гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением и освобождением от замещаемой должности, увольнением и выходом на пенсию, а также иным вопросам;

разработка штатного расписания суда по согласованию с управлением Судебного департамента в Воронежской области в соответствии с установленной приказом Судебного департамента численностью;

ведение учета штатной и фактической численности работников;

подготовка предложений по изменению организационной структуры и штатного расписания суда;

ведение воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе;

внесение предложений в Управление Судебного департамента в Воронежской области по проведению мероприятий по обучению и повышению квалификации (профессиональная переподготовка, повышение квалификации, стажировка) работников аппарата суда, участие в работе по созданию и подготовке резерва на выдвижение;

обеспечение функционирования установленных в суде справочных правовых систем федерального законодательства и законодательства субъектов Российской Федерации, обеспечение функционирования баз данных ведомственных нормативных актов судебной системы (ГАС «Правосудие»);

оказание помощи судьям и работникам аппарата суда, в освоении применяемого в суде специализированного программного обеспечения;

организация лицами, ответственными за ведение баз данных автоматизированного судебного делопроизводства и судимости, выверки информации первичного статистического учета и сформированных статистических данных;

проведение работ по анализу судебной статистики и других статистических показателей по направлениям организации деятельности суда;

осуществление мероприятий по информационному обеспечению деятельности суда, автоматизированному сбору и систематизации данных и информации;

развитие информационной инфраструктуры суда, а также внедрение информационных систем различного назначения для обеспечения необходимой информацией судей и работников аппарата суда при осуществлении ими своей деятельности;

внедрение, сопровождение, развитие и совершенствование в суде форм и методов организации труда, разработанных на основе передовых информационных и телекоммуникационных технологий, с использованием компьютерной техники и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения документов и информации;

информационная и программная поддержка применяемых в суде автоматизированных процессов, в том числе в области кадровой деятельности, судебного делопроизводства, электронного документооборота, ведения электронных архивов;

обеспечение современными компьютерно-информационными технологиями управленческих и организационно-производственных процессов суда, отбор, приобретение, учет и установка основного и комплектующего электронно-вычислительного оборудования, средств связи, наблюдения и программного обеспечения, автоматизация рабочих мест судей и работников аппарата суда;

обеспечение обслуживания, ремонт и обновления установленного в суде оборудования и техники, в том числе в залах судебных заседаний и на рабочих местах;

контроль за соблюдением правил эксплуатации используемого в суде оборудования, техники, систем, программного обеспечения, информационных ресурсов в соответствии с техническими регламентами и нормативными правовыми актами, обеспечение соблюдения пользователями режима безопасности;

обеспечение функционирования, обслуживание и сопровождение электронной почты и сайта суда в сети Интернет, в том числе подготовка и размещение информации о деятельности суда на официальном сайте в сети Интернет по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;

обеспечение безопасности информационных ресурсов суда, исключение возможности утечки либо несанкционированного доступа к информации, организация мер по защите сведений, составляющих государственную, служебную, коммерческую и иную охраняемую законом тайну, обеспечение сохранения конфиденциальности содержащихся в документации сведений;

организация применения и обслуживание систем видео-конференц-связи, аудиовидеопротоколирования, технических средств изменения голоса скрытого свидетеля, разработка и внедрение программ в целях расширения сферы их применения и распространения;

организация доступа заинтересованных лиц к информации о деятельности суда, в том числе ее размещение в установленном порядке на информационных стендах в здании суда, информационном киоске, на официальном сайте суда в сети Интернет, а также путем взаимодействия со средствами массовой информации;

подготовка, обработка, деперсонификация информации, ее размещение на официальном сайте в сети Интернет по вопросам, отнесенным к компетенции отдела, в соответствии с распределением председателем суда данных функций ответственным структурным подразделениям и должностным лицам;

подготовка и организация размещения на официальном сайте в сети Интернет информации об объявлении конкурсов на замещение вакантных должностей федеральных государственных гражданских служащих, их результатах, а также иной информации, отнесенной к компетенции отдела в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

организация, ведение, обеспечение функционирования и совершенствование единой системы документационного обеспечения деятельности суда, формирование и составление номенклатуры дел;

организация и обеспечение проведения судебных процессов, протоколирование хода судебных заседаний, выполнение других процессуальных и организационных действий по обеспечению правосудия;

прием, обработка, вскрытие, проверка наличия и целостности вложений (приложений), регистрация, распределение, передача по назначению, а также учет и контроль движения поступающей (входящей) в установленном порядке корреспонденции, судебных дел, материалов, заявлений, жалоб и других документов процессуального и непроцессуального характера;

учет, регистрация, передача по назначению и контроль за соблюдением сроков рассмотрения заявлений, предложений и жалоб на работу суда, запросов и поручений вышестоящих органов и других организаций, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном процессуальным законодательством Российской Федерации;

подготовка, учет, регистрация и отправка исходящей корреспонденции, проверка наличия вложений (приложений), правильности оформления, заполнения реквизитов сторон на конвертах, пакетах, уведомлениях и иных отправлениях, составление реестров на отправку писем (документов), передача корреспонденции и соответствующих реестров на отправку;

регистрация входящей и исходящей корреспонденции с использованием электронных систем регистрации и баз данных документов;

представление информации и взаимодействие со структурными подразделениями аппарата суда по вопросам деятельности суда;

оформление копий судебных документов, выдача копий судебных документов и судебных дел в случаях и порядке, которые установлены процессуальным законодательством Российской Федерации и положениями Инструкции по судебному делопроизводству, контроль за соблюдением порядка их выдачи;

обеспечение сохранности документации, в том числе конфиденциальности содержащихся в ней сведений;

выполнение работ с использованием компьютерной и копировальной техники, необходимой для организации работы суда и обеспечения судебной деятельности (сканирование и преобразование документов на бумажных носителях в электронные файлы), а также контроль за их своевременным и качественным выполнением;

методическое руководство, координация деятельности, оказание практической помощи и контроль по соблюдению установленного порядка ведения делопроизводства и документооборота в соответствии с требованиями Инструкции по судебному делопроизводству, в том числе за соблюдением сроков исполнения соответствующих поручений руководства суда;

ведение приема граждан, их представителей, представителей организаций и учреждений, а также работа с их обращениями в соответствии с утвержденным председателем  суда Положением о приемной суда;

организация и ведение архивного делопроизводства, в том числе создание и контроль за соблюдением условий, обеспечивающих полную сохранность архивных документов, выдача подлинников или заверенных копий отдельных документов из судебных дел, переданных на хранение в архив суда, в порядке, установленном председателем суда;

оформление, ведение, хранение учетных документов архива, оказание методической помощи работникам аппарата суда по вопросам подготовки архивных документов к передаче на хранение, контроль за правильностью их оформления и своевременным поступлением;

участие в проведении экспертизы ценности архивных документов и в работе экспертной комиссии суда;

отбор архивных документов для постоянного, долговременного, временного хранения и уничтожения, подготовка соответствующих сводных описей и актов и т.д.;

участие в проведении инвентаризации материальных ценностей и технических средств;

осуществление иных функций, отнесенных к компетенции отдела.

 

5.  Взаимодействие со структурными  подразделениями

 

5.1. Отдел в процессе выполнения функций, возложенных на него, взаимодействует:

с другими структурными подразделениями суда, а также с иными  государственными органами и организациями по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

       5.2. Работники отдела в пределах своих должностных обязанностей взаимодействуют с администратором суда, осуществляющим полномочия на основании Федерального закона от 08.01.1998 № 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации».

 

6. Права и обязанности

 

6.1. Работники отдела имеют право:

- требовать от структурных подразделений суда материалы и сведения, необходимые для выполнения функций, возложенных на отдел;

- контролировать соблюдение трудовой дисциплины  и  правил служебного распорядка;

- представлять предложения по повышению эффективности и совершенствованию деятельности всех подразделений суда в части, относящейся к компетенции отдела;

- заверять документы по личному составу, выдаваемые работникам суда.

6.2. Работники отдела обязаны:

- обеспечить сохранность персональных данных работников аппарата суда при их обработке;

- соблюдать в своей работе нормы действующего законодательства.

  

7. Ответственность

 

7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение Отделом своих функций, предусмотренных настоящим Положением, несет Начальник отдела.

7.2. Работники отдела несут персональную ответственность в пределах должностных обязанностей, определенных служебным контрактом и должностным регламентом.

7.3. Работники отдела могут быть привлечены к дисциплинарной, материальной, уголовной ответственности в случае и в порядке, предусмотренном законодательством.